Opis situácie - spoločnosť doteraz prijímala svoje telefonické objednávky prostredníctvom sekretárky. Keďže sa rozrástla, bolo potrebné posilniť aj príjem objednávok. Majitelia sa však rozhodli, že nechcú navyšovať počet stálych zamestnancov a tiež nemajú nikoho, kto by zabezpečoval prenájom pracovnej sily.

Zadanie - je potrebné zabezpečiť prijímanie tel. objednávok v čase od ôsmej do sedemnástej na novom zákazníckom čísle tak, aby pracovník prijatie objednávky zaevidoval priamo do objednávkového systému zadávateľa, cez web rozhranie, a zároveň zákazníkovi potvrdil prijatie jeho objednávky el. poštou podľa definovanej šablóny určenej pre tento typ komunikácie.

Riešenie - analýza súčasného stavu, vypracovanie min. troch variant riešenia (prostredníctvom agentúry, Virtuálneho pomocníka a spoločnosti poskytujúcej profesionálne tel. služby). Odporúčanie Virtuálneho pomocníka, ktorý zabezpečí úlohy v zmysle zadania a zároveň nebude tak nákladný, ako profesionálna tel. spoločnosť. Návrh procesov a manuálov, štandardov pre el. poštu a spolupráca s dodávateľom objednávkového systému zadávateľa tak, aby bolo možné zadávať objednávky cez web rozhranie a zabezpečenie monitorovania dĺžky prihlásenia a počtu vybavených objednávok. Predloženie návrhu na schválenie zadávateľovi a následná implementácia riešenia formou projektu v trvaní jeden mesiac.

Výsledok - prijatie každej tel. objednávky je zabezpečené cca 3-4 študentami, formou brigády, pričom na základe popísaných procesov nemajú problém so zaučením sa v priebehu jedného dňa. Počet objednávok sa z dôvodu spokojnosti zákazníkov zvýšil o cca 20%. Zadávateľ má prehľad o vyťaženosti jednotlivých pracovníkov v reálnom čase, resp. 1x do týždňa formou zostavy, na základe ich prihlásenia do systému a reálne navstupovaných objednávok. Minimalizovala sa chybovosť a zvýšila rýchlosť vybavenia jednej objednávky. Spokojní sú aj realizátori požiadaviek, keďže objednávka príde vždy s presným zadaním bez potreby opakovanej konzultácie so zákazníkom zadávateľa.