Opis situácie - každý list bol evidovaný do knihy, na čo bola poverená jedna zodpovedná osoba. Problém bol v prípade dovolenky, resp. ak bolo pošty veľa, pracovníčka nestíhala vykonávať svoju primárnu činnosť asistentky, čo spôsobovalo problém u vedenia spoločnosti. Niektoré schôdzky neboli evidované a tým spoločnosť prišla o zaujímavé zákazky. Taktiež bolo obtiažne vyhľadať kedy prišiel/odišiel konkrétny list alebo faktúra.
Zadanie - je potrebné zabezpečiť aby mohla ktorákoľvek administratívna sila poštu zaevidovať, záznamy boli uložené na jednom mieste a zároveň dostupné pre všetkých zodpovedných zamestnancov a zároveň bolo jednoducho vyhľadať daný záznam. Riešenie má byť zrealizované a funkčné do dvoch týždňov od akceptácie výsledného návrhu.
Riešenie - analýza súčasného stavu, vypracovanie min. troch variant riešenia (evidencia v informačnom systéme spoločnosti prostredníctvom rozšírenia jeho funkcionality, evidencia na intranete alebo evidencia v programe Excel, ktorý bude uložený na spoločnom úložisku, dostupnom pre všetkých). Návrh krátkeho medotického usmernenia a spôsobu evidencie s dôrazom na spravodlivé prerozdelenie práce pre všetkých, ktorí budú zodpovední za evidenciu pošty a zároveň s dôrazom na archiváciu a zálohovanie riešenia. Vytvorenie súboru v aplikácii Excel, kde boli definované jednotlivé polia vyžadované legislatívou + dodatočné, ktoré boli doplnené zadávateľom z dôvodu lepšej prehľadnosti. Úprava dokumentu tak, aby bolo možné vstúpiť len do určitých polí a ostatné sa dopĺňali automaticky. Vytvorenie systému výkazníctva o tom, kto a koľko akej pošty zaevidoval z dôvodu odmien, ktoré boli viazané na výkon zamestnancov. Predloženie návrhu na schválenie zadávateľovi a následná implementácia riešenia v trvaní tri týždne.
Výsledok - evidenciu vykonáva päť zamestnancov bez výrazneho vplyvu na výnoch ich základných úloh a činností. Vedenie spoločnosti, resp. audit alebo kontrola zo štátnych úradov ma jednoduchí prístup ku kontrole celého procesu a identifikácii kedy, čo, komu a kým bolo prijaté alebo poslané. Minimalizovala sa chybovosť v evidencii a zvýšila rýchlosť zaevidovania.
Finančné náklady na riešenie - 500EUR
Prínos - čas cca 2 hodiny denne + cca 300EUR mesačne, čo bolo spôsobené stratenými zákazkami, chybnou evidenciou, pokutami z dôvodu neskorej úhrady pohľadávok a zrušením nadčasov pre zodpovednú osobu, ktorá musela svoje úlohy splniť v daný deň po pracovnom čase.
