Opis situácie - IT spoločnosť, ktorá pôsobí vo viacerých krajinách, sa chce stretnúť s väčšinou svojich zamestnancov (celkový počet jej zamestnancov cca 400) na jednom mieste v deň výročia jej založenia, oceniť najlepších, oznámiť zmeny vo vedení spoločnosti a informovať o novej stratégii. Je to udalosť roka a stretnutie väčšinou býva neformálne a vždy na inom mieste, striedajú sa aj krajiny. Vyhlásenie najlepších, oznámenie zmien a stratégie je skôr chápané ako doprovodný program celej akcie. Hlavné zameranie je na neformálne rozhovory, budovanie tímu, predstavenie nových kolegov a zábavu.

Zadanie - Navrhnúť miesto stretnutia pre túto významnú udalosť v SR, Chorvátsku alebo ČR pre cca 300 až 350 ľudí. Návrh musí zohľadňovať zabezpečenie ubytovania na 2 noci, dopravu účastníkov, ich poistenie, sprievodný program a komunikačné letáky s informáciou o zmenách a novom smerovaní firmy pre všetkých účastníkov. Taktiež bolo potrebné zabezpečiť ocenenia v rámci doprovodného programu a pre najlepších zamestnancov (odporúčanie na ceny bolo dodané zadávateľom). Hlavným motívom je komunikácia novej stratégie a zmien v manažmente spoločnosti.  Prvý deň príchod, večera, úvodné slovo riaditeľa spoločnosti, predstavenie zmien v manažmente a novej stratégie. Nasleduje neformálna zábava. Druhý deň – doprovodný program rozdelený do dvoch blokov (doobeda a poobede) zameraný na budovanie tímu, rôzne súťaže pre tímy, ktoré musia byť vytvorené zo zamestnancov z rôznych krajín. Večera spoločná, vyhlásenie najlepších zamestnancov, víťazov súťaží a opäť neformálna zábava. Posledný deň bude relaxačný (doobeda), spoločný obed, zbalenie a odchod. Pri odchode musí dostať každý účastník informačný leták o zmenách. Na toto stretnutie bolo alokovaných cca 60.000EUR.

Riešenie - analýza možností, vypracovanie troch variant riešenia zamerané na miesto konania, pričom bol na hrubo spracovaný scénár celého stretnutia a sprievodné aktivity budú zrealizované v prírode (rozdelenie do tímov, bude päť úloh, pre každý tím, napr. ak by bolo stretnutie v SR, aktivity budú streľba z kuše, paintball, jazda na koni, hádzanie valaškou, spoločné rezanie dreva):

• udalosť bude v SR, v Tatrách, ubytovanie v hoteloch, ktoré sú od seba cca 100 metrov, jeden bude určený ako hlavný, kde budú prebiehať obedy, večere a spoločenská časť stretnutia,
• udalosť bude v Chorvátsku, ubytovanie vo veľkom prímorskom hoteli, pričom aj aktivity budú prispôsobené miestu konania,
• udalosť bude v ČR, Českom Krumlove, ubytovanie v kaštieľoch alebo hoteloch s programom podobným, ako v SR.

Konzultácia o možnostiach, výhodách a nevýchodách jednotlivých destinácií, predstavenie viacerých verzií komunikačných letákov, návrhov cien, scénárov pre jednotlivé destinácie a taktiež spôsob zabezpečenia dopravy a poistenia účastníkov.

Výsledok - z návrhov bolo vybrané Chorvátsko, keďže termín stretnutia bol posledný júnový týždeň a hotel bol priamo pri mori. Doprava bola zabezpečená podľa vzdialeností od vybratej destinácie, sl. autom, autobusom alebo lietadlom a preprava do hotela autom. Všetko sa stihlo v ranných hodinách, t.j. účastníci, ktorí cestovali cez noc sa stihli aj vyspať. Program začínal o 17.00 slávnostným otvorením a príhovorom riaditeľa. Následne boli predstavení noví členovia manažmentu spoločnosti, z ktorých každý predstavil svoju stratégiu na danej pozícii. Oficiálny program uzavrel opäť generálny riaditeľ informáciou o novej stratégii firmy. Nasledovala večera formou švédsky stolov, po ktorej vystúpila známa hudobná skupina z Chorvátska s hitmi od svetových interpretov, t.j. každý si mohol zaspievať aj zatancovať. Paralelne s vystúpením prebiehala v inom priestore hotela diskotéka. Každý účastník dostal pri príchode pásku na ruku s lístočkami, ktoré použil na občerstvenie (jedlo a pitie) počas celej akcie. Na druhý deň začal program o 9.30 rozdelením do tímov (10 členov) a o 10.00 hlavnou súťažou – preplávanie 100 m úseku v osemveslici, streľba z luku (hodnotili sa aj jednotlivci), jazda na somárovi na 100 m (opäť aj jednotlivci s najkratším časom). Následne bol obed a krátky odpočinok. Poobede pokračovala súťažná časť kreatívnou úlohou, a to vytvorenie návrhu na výrazné zlepšenie jedného z firemných procesov – vyhodnocoval manažment. Po ukončení súťaží nasledoval oddych. Večera bola opäť spoločná, vyhlásili sa najlepší zamestnanci, víťazný tím a víťazi jednotlivých doprovodných súťaží. Nasledovala voľná zábava, karaoke, diskotéka, vystúpenie skupiny, ktorá hrala tradičné domáce piesne. Na tretí deň bol pripravený relaxačný bazén, masáže, prechádzky a návšteva zábavného parku. Keďže mali účastníci možnosť prihlásiť sa už pri príchode na danú relaxačnú aktivitu, rozdelenie a realizácia nebol problém. Obed bol opäť spoločný, riaditeľ a manažment poďakovali všetkým účastníkom a hostesky odovzdali komunikačné letáky a upomienkové darčeky.

Finančné náklady na riešenie - 55000EUR (ušetrilo sa na preprave, väčšina išla autobusom a aj ostatných aktivitách, keďže sa stretnutia zúčastnil tak veľký počet ľudí, t.j. na osobu to vyšlo lacnejšie).

Prínos - manažment aj zamestnanci boli veľmi spokojní, keďže stratégia bola prijatá pozitívne. Taktiež vzišiel nový nápad na zmenu v procese podpory zákazníckych služieb, ktorý sa neskôr aj zrealizoval tímom, ktorý ho navrhol. Celková cena bola nižšia ako plánovaná a čo bolo príjemným prekvapením pre manažment, zamestnanci sa v internom dotazníku spokojnosti vyjadrili, že ich lojalita k spoločnosti sa zvýšila zo 70 na 85%, čo má za následok väčšiu stabilitu spoločnosti a zvýšenie jej kredibility na trhu, keďže sa tieto výsledky prejavia aj v celoeurópskom hodnotení firiem.