Opis situácie - výrobná spoločnosť s cca 30 zamestnancami potrebuje vyriešiť problém s procesom nákupu a zásobovania, kde mala pretrvávajúci problém s fluktuáciou zamestnancov, s čím súvisela zvýšená chybovosť, znížená kvalita a nespokojnosť manažmentu, zamestnancov, dodávateľov a samozrejme aj zákazníkov. Keďže ide o spoločnosťou s malovýrobou plastových okien, bolo dôležité, aby nakupovanie a zásobovanie prebiehali úplne bez problémov. Celý proces zastrešovali celkovo 4 pracovníci, z toho jeden vedúci.

Zadanie - zmapovať celý proces, identifikovať kritické miesta, navrhnúť ich optimalizáciu a vytvoriť dva návrhy, či vyňať celý proces (outsourcing) alebo len niektoré z jeho častí. Zároveň je potrebné navrhnúť spôsob spolupráce so spoločnosťou, ktorá bude celý proces, alebo jeho časť vykonávať s cieľom usporiť min. 1 pracovné miesto, zabezpečiť stabilitu, kvalitu a spokojnosť všetkých dotknutých účastníkov procesu.

Riešenie - zmapovanie celého procesu – boli identifikované dve kritické miesta (neefektívne zásobovanie na sklad a aj kancelárskych pomôcok, nedostatočná evidencia jednotlivých nákupov). V zmysle zadania boli vypracované dva návrhy

• grafický náčrt celého procesu nákupu s nápravou kritických miest a s prepojením na zásobovanie, pričom bude realizované kompletné vyňatie procesu nákupu (využitie externej aplikácie https://www.crm4you.sk/, kde je možná tak správa zákazníkov ako aj dodávateľov s prepojením alebo bez prepojenia do systému firmy), obsluhu systému a objednávanie budú vykonávať dvaja externí pracovníci najatí cez www.virtualnypomocnik.sk s mesačným paušálnym poplatkom 1060 EUR bez DPH, 3 pozície sa zrušia a jedna sa zmení z riadiacej na koordinačnú + môže vykonávať iné činnosti, zadané zamestnávateľom, budú vypracované praocovné postupy aj pre ostatných zamestnancov, aby vedeli, ako je možné objednávať + koordinátor bude mať prístup do externého inf. systému, aby mohol kontrolovať a vykazovať priebeh celého procesu manažmentu firmy. Súčasťou je aj návrh komunikácie k dodávateľom, ktorých je potrebné informovať o zmenách, aby sa neprerušila kontinuita výroby.
• grafický náčrt celého procesu nákupu s nápravou kritických miest a s prepojením na zásobovanie s využitím čiastočného outsourcingu – zabezpečenovanie len objednávok podľa harmonogramu, ktorý bude zasielaný raz do týždňa (obdobný spôsob ako v prípadovej štúdii Telefonické objednávanie, náklady 530 EUR bez DPH), zruší sa jedna pracovná pozícia, dvaja zamestanci prejdú školením na nové procesy a jeden zamestnanec môže prejsť na inú pozíciu v rámci firmy. Ostatné je rovnaké ako v predchádzajúcom bode.

So zadávateľom prebehla konzultácia o možnostiach, výhodách a nevýchodách jednotlivých riešení. Vybratý bol prvý návrh riešenia – kompletné vyňatie procesu nákupu. analýza, príprava, školenie, komunikácia a spustenie riešenia trvalo cca dva mesiace

Výsledok - veľmi rýchle prijatie všetkými dotknutými účastníkmi procesu (zamestnanci, dodávatelia a manažment). Kvalita, stabilita procesu nakupovania boli výrazne zvýšené a chybovosť sa znížila o 80%. Výrobný proces sa zrýchlil o 5%, čo znamenalo vybavenie viacerých objednávok vo vyššej kvalite.

Finančné náklady na riešenie - 2000EUR (konzultácie, školenie, vytvorenie pracovných postupov a zabezpečenie prenájmu ext. aplikácie s prepojením na firemný informačný systém).

Prínos - prehľad o zásobách a činnosti pracovníkov zodpovedných za nákup, kedykoľvek prostredníctvom web rozhrania. Dodávatelia uvítali nový spôsob objednávania. Efektívnejšie nakupovanie prinieslo cca 10% zníženie nákladov a návratnosť investície do troch mesiacov.